אם גם אתם מנהלים עסק במדינת ישראל, אתם בטח מודעים היטב לעובדה שעליכם לדווח על כל ההכנסות וההוצאות שלכם למס הכנסה, לביטוח לאומי ולמע״מ. כדי לדווח עליהן כמו שצריך, עוסקים מסוגים שונים נדרשים להציג מסמכים רשמיים המתעדים עסקאות, ואחד המסמכים הנפוצים ביותר בנושא הוא חשבונית המס. עדיין נראה שלא כל בעלי העסקים מבינים בדיוק את המשמעות של המסמך הזה, מתי צריך להוציא אותו ובאילו דרכים אפשר לעשות זאת. בדיוק בגלל זה אנחנו רוצים לצלול לעומק ולהסביר את כל מה שחשוב בנושא ונתחיל ממש עכשיו עם הגדרה של חשבונית מס
מהי חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך רשמי ומוכר שהוא דרישת תשלום מטעם העסק כלפי הלקוח, והיא בעצם מציינת סיום עסקה. את חשבונית המס מפיקים לרוב לאחר העבודה או לאחר אספקת המוצר. כל חשבונית מס צריכה לכלול את פרטי העסק המלאים, את סכום התשלום הנדרש מהלקוח ופרטים נוספים בעת הצורך. את החשבונית מפיקים לרוב בשני עותקים – העסקים מוסרים את העותק המקורי ללקוח ואת ההעתק שומרים לעצמם לצורך תיעוד ודיווח לרשויות המס. מידע נוסף כללי בנושא חשבוניות מס תוכלו למצוא באתר של חברת iCount המספקת שירותי הפקת חשבוניות. בואו ננסה להבין מתי צריך להשתמש בחשבונית מס ונדבר על נושאים חשובים נוספים הקשורים למסמך הזה.
מי צריך להוציא חשבונית מס לפי מס הכנסה?
אחת הטעויות הנפוצות ביותר בקרב הציבור הרחב היא שכל עסק מחויב בהפקת חשבונית מס. האמת היא שזה לא נכון, ורק עוסק מורשה או חברה בע״מ מחויבים כל פי חוק להפיק חשבוניות כאלו. עוסק פטור מקבל פטור מתשלום ומגבייה של מע״מ (ומכאן שמו של העוסק), ולכן הוא נדרש להפיק אך ורק קבלות לאחר התשלום וחשבוניות עסקה על תקן דרישת תשלום. העסקים שכן מחויבים להפיק חשבוניות מס צריכים לעשות זאת בכל עסקה המתבצעת בעסק, לרבות מכירת מוצרים, שירותים או נכסים. כמו כן, יש להפיק חשבונית מס גם בעסקת ברטר כאשר משלמים על סחורה בתמורה לסחורה או שירות.
מתי מוציאים חשבונית מס?
חשבונית המס היא למעשה הוכחה של ביצוע עסקה, כך שהעוסק נדרש להפיק אותה בכל מכירת שירות או מוצר. משום שיש כמה מסמכים שונים בשמות דומים, נוצר לעיתים בלבול ביניהם, ולשם כך נסביר את המשמעויות של כל מסמך וההבדלים ביניהם:
- חשבונית עסקה – חשבונית שהיא דרישת תשלום בלבד. אפשר להפיק אותה בתור עוסקים פטורים מבלי לדרוש מע״מ או בתור עוסקים מורשים או חברה בע״מ עם דרישת המע״מ
- חשבונית מס – גם חשבונית מס יכולה להיות דרישת תשלום לאחר שעסקה הושלמה. אפשר גם להפיק את חשבונית המס אחרי קבלת התשלום וגם אחרי שמוציאים חשבונית עסקה בתור דרישת תשלום
- קבלה – קבלה היא אישור על קבלת התשלום מהלקוח
- חשבונית מס קבלה – מסמך המאגד בין כל המסמכים הקודמים. החשבונית הזו היא דרישת תשלום ללקוח, אישור על סיום עסקה וגם אישור על קבלת התשלום
מה צריכה לכלול חשבונית מס?
לפי רשות המיסים, כל חשבונית מס צריכה לכלול כמה פרטים הכרחיים: פרטי בעל העסק לרבות מספר העוסק, פרטי הלקוח, מספר סידורי של החשבונית, תאריך ביצוע העסקה, פרטי העסקה, שני עותקים של המסמך וסכום הכסף ששולם כאשר סכום המע״מ מצוין בנפרד.
סיכום – הפקת חשבוניות באינטרנט
בעבר היה נהוג להפיק חשבוניות ידניות, אך כיום הדרך הנוחה ביותר היא הפקת חשבונית מס אונליין, מה שאפשר לעשות דרך אתרים מובילים לניהול חשבונות ועסקים כדוגמת אתר iCount. חשוב להקפיד על הפקת חשבוניות בזמן, על דיווח תקין ועל רישום של כל הפרטים הנדרשים בחשבונית כדי להימנע מפעולות של אכיפת החוק.
